ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ

1.1. Организационная подготовка переговоров с иностранными фирмами

Выбор контрагента

Внешнеторговые переговоры организуются по инициативе одного из участников и начинаются с того момента, когда одна из сторон вы­ступает с предложением обсудить детали и условия контракта. Уста­новлению договорных отношений всегда предшествует преддоговор­ный период, в течение которого ведутся предварительные переговоры о предстоящей сделке и согласовываются ее основные условия (трактация сделки). Эти переговоры могут вестись путем переписки (почто­вой, телеграфной, телетайпной), путем личных встреч и по телефону. Обычно эти способы сочетаются в различных комбинациях, напри­мер, переговоры, начатые перепиской, могут быть продолжены по те­лефону или путем личных встреч. В течение преддоговорного периода стороны стремятся согласовать как можно больше уточняющих усло­вий, придать условиям договора точный смысл.

Наибольшее распространение в коммерческой практике получи­ли переговоры, проводимые путем переписки. Первый контакт меж­ду сторонами может иметь форму запроса или приглашения к заклю­чению договора, содержащегося в каталоге, рекламе, приглашении участвовать в торгах на строительство (tenders) или в выполнении

других работ.

Переговоры между сторонами могут привести или не привести к заключению юридически обязывающего договора. Заявления, кото­рые делаются в ходе переговоров, не являются договорными, если только эти заявления не инкорпорированы в договор. Однако такие за­явления тоже имеют юридическое значение. Так, если договор в итоге заключен, преддоговорное заявление может быть отнесено к введению в заблуждение, а если даже договор в итоге не состоялся, переданная во время переговоров информация может иметь конфиденциальный ха­рактер и ее разглашение способно повлечь применение юридических

средств защиты.

Личные переговоры широко используются для установления кон­такта предполагаемыми контрагентами на выставках и ярмарках, при заключении контрактов на крупные партии товаров или товарообмен­ных сделок, при согласовании кооперированных поставок. Они обыч­но имеют большое, а часто и решающее значение для ускорения или вывода из тупика затянувшихся переговоров с целью переписки. Ино­гда переписка по заключению контракта длится 3—4 и более месяцев, а в результате личных встреч он подписывается в 2—3 дня. Практика по­казывает, что в деловых отношениях постоянного успеха добиваются те фирмы, которые систематически поддерживают личные контакты со своими основными контрагентами.

Переговоры по телефону довольно широко используются при за­ключении сделок на массовые стандартизированные товары, когда ос­новные условия сделки являются типовыми и заранее известны про­давцу и покупателю. В этом случае по телефону согласовываются лишь цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии стороны оформляют свою договоренность письменно. В биржевой торговле пе­реговоры по телефону являются основной формой ведения перегово­ров по заключению сделок. Телефонные переговоры довольно часто используются также для подтверждения предложенных продавцом ус­ловий, при заключении сделок на условиях предыдущего контракта, для завершения имевших место ранее переговоров. Телефонные пере­говоры значительно облегчают контракты между продавцом и покупа­телем и в этом смысле представляют большое удобство.

Заключению контрактов на машины и оборудование обычно пред­шествует длительный период разработок и согласования сторонами технико-экономических условий, которые впоследствии включаются в качестве неотъемлемой составной части контракта. Довольно часто эти условия разрабатывает покупатель (с помощью инженерно-консультационных фирм) и предлагает их продавцу. Переговоры о коммерческих условиях контракта (коммерческие переговоры) обыч­но начинаются только после окончания технических переговоров.

В преддоговорной период составляется проект договора, в котором учитывается фактическая договоренность, достигнутая сторонами. Проект обычно составляется одной из сторон и тщательно изучается другой. Согласование условий ведется до тех пор, пока стороны не до­говорятся по всем условиям контракта. После этого вырабатывается окончательный вариант.

Подготовка к внешнеторговым переговорам включает два основ­ных направления работы: решение организационных вопросов и про­работка основного содержания переговоров. К организационным во­просам относят, прежде всего, определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации: цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства, с точки зрения протокола, самые существенные моменты, которые определяют уровень делегации и особенности ее приема. Дру­гими словами, форма приема зависит от цели приезда делегации и ран­га ее главы.

Подготовка также включает:

— получение как можно больше информации о фирме-партнере, о членах делегации, в особенности о ее главе (должность, полномочия, семейное положение, интересы, пристрастия, сильные и слабые сто­роны, биография и т.д.);

— обнаружение «ключевых персон» в фирме-партнере. Практика изучения фирм-партнеров и их представителей настолько распростране­на и естественна, что не следует стесняться показать, что вы много знаете о них. Более того, это представит вас с лучшей стороны и одновременно избавит от неприятных ситуаций, когда, надеясь На неосведомленность оппонентов, начинают блефовать, «пускать пыль в глаза» и т.п.

Сведения о личности партнера помогают найти дополнительные убеждающие аргументы. Полезность информации, особенно конфи­денциальной, о членах делегации партнеров демонстрирует, напри­мер, следующий реальный случай. Хозяевам переговоров при подго­товке к ним удалось установить, что у руководителя делегации гостей в городе, где идут переговоры, есть знакомая и он использует приезды по делам для встреч с ней. Хозяева, зная о его желании иметь повод приез­жать сюда чаще, предлагают новые варианты сотрудничества, безус­ловно, для себя выгодные. Партнер, в свою очередь, изыскивает воз­можность сделать эти предложения приемлемыми и для своей органи­зации.

При подготовке переговоров очень важно установить «ключевых» персон в фирме-партнере. Английское key-person («ключевая персо­на») обозначает человека, мнение которого по известному кругу во­просов является определяющим для руководства. Нередко эти люди, являясь асами в своем деле, не занимают высоких должностей и по своему статусу не входят в состав делегаций. Но именно они формиру­ют мнение, которое затем отстаивают члены делегации.

Инициаторам переговоров крайне важно найти этих «ключевых персон», ознакомиться с их мнением и постараться убедить в привлека­тельности своих предложений. Некоторые участники находят способ выяснить назначенный срок завершения переговоров своих оппонентов и отказываются идти на значительные уступки до тех пор, пока это вре­мя не подойдет. Местные участники могут это выяснить, наведя справ­ки о сроке бронирования гостиницы или вежливо предложив произве­сти подтверждение обратных билетов. Опытные участники переговоров стремятся не уложиться в конечные сроки партнеров: выбирают менее торопливый ход ведения переговоров, чем планировали приехавшие, или которого они обычно придерживаются, находясь у себя дома.

Итак, внешнеторговым переговорам предшествует большая пред­варительная работа, существенно определяющая их успех. Условно ее можно разбить на следующие этапы:

• поиск возможного иностранного партнера;

• отработка программы переговоров;

• контакт с иностранным партнером (запрос или предложение);

• назначение даты и места проведения переговоров;

• разработка плана их ведения;

• доработка программы приема делегации в протокольной части.

Прежде чем совершить экспортную или импортную сделку, необ­ходимо найти партнера. Выбор контрагента — вопрос очень важный и сложный. Он зависит от характера и предмета сделки, страны заключе­ния и исполнения контракта, емкости рынка, конъюнктуры на данном рынке. При выборе контрагента возникает вопрос, на каком рынке (т.е. в какой стране) лучше продать или купить товар, а также с каким иностранным покупателем или поставщиком лучше заключить сделку. В период подготовки к заключению сделки производятся выбор и уста­новление контактов с предполагаемым контрагентом.

При выборе контрагента учитываются многочисленные факторы и, прежде всего, наличие межправительственных торговых соглаше­ний или протоколов о взаимных поставках в течение определенного периода, степень монополизации рынка крупными фирмами, возмож­ность проникновения на рынок, деятельность торговых отношений с той или иной фирмой (предпочтение оказывается фирме, хорошо за­рекомендовавшей себя в прошлом), характер деятельности фирмы (т.е. является ли фирма потребителем или производителем данного товара или выступает в качестве торгового посредника).

Важно помнить, что во всем мире коммерческая информация яв­ляется товаром, поэтому при необходимости нужно пойти на расходы для приобретения информации, так как при эффективном ее исполь­зовании они окупятся. Определив возможных контрагентов, экспор­тер или импортер приступают к установлению контактов с ними.

Кроме того, при подготовке к проведению внешнеторговых пере­говоров необходимо подготовить пакет документов для подписания. Состав и количество документации будет зависеть от вида внешнетор­говой операции, от страны-партнера, от того, чье законодательство будет использовано при заключении контрактов. Но существует ряд документов, наличие которых будет необходимо в большинстве случа­ев. Ниже приведен один из вариантов классификации внешнеторго­вой документации по назначению.

Группы:

1) товарные и расчетные (дают стоимостные, качественные харак­теристики, документы, характеризующие качество: сертификат каче­ства, протокол испытаний, разрешение на отгрузку);

2) страховые (страховой полис, сертификат, объявление, извещение);

3) транспортные и отгрузочные (извещение о готовности товара к отгрузке, заявка на аренду, отгрузочная инструкция, разрешение на поставку, извещение об отгрузке);

4) по платежно-банковским операциям (это либо инструкция клиен­та банку о способах осуществления платежей, либо отчет банка клиенту, инструкция по банковскому переводу, заявление на открытие товарного аккредитива, товарный аккредитив, извещение о принятии документа к оплате по товарному аккредитиву, извещение об инкассаторском плате­же, банковские гарантии, банковские тратты, переводной вексель);

5) транспортно-экспедиторские (обслуживает выполнение экс­плуататором сопроводительных операций, отгрузочные поручения, извещение об отправке, складская записка экспедитора, товарно-складская квитанция, распоряжение на выдачу товара);

6) экспедиторские (таможенная декларация, экспорт, импорт, ва­лют лицензия, сведения происхождении товара, ветеринарная, сан-эпидемстанционная, карантинная лицензии).

Документы оформляются на оформительных бланках с определен­ными реквизитами.

Смета расходов составляется принимающей стороной с учетом того, за чей счет едет делегация. Если члены делегации приглашены в качестве гостей, то принимающая сторона берет на себя расходы по пребыванию, включая проживание в гостинице, питание, автотранс­порт; обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспорти­ровку багажа, работу переводчиков и т.п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашен с супругой, то специально согласо­вываются финансовые условия ее приглашения.

В том случае, когда делегация приезжает за свой счет, принимаю­щая' сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финан­совые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе — письме, факсе.

Подготовка переговоров по экспорту

Процедура подготовки экспортной сделки включает несколько этапов, состоящих из определенной последовательности стадий, каждая из которых имеет конкретное целевое назначение и оформляется соответствующими документами. Первый этап — установление дело­вого контакта с партнерами. Он включает в себя следующие стадии:

• направление предложения (оферты) непосредственно одному или нескольким возможным иностранным покупателям;

• принятие и подтверждение заказа покупателя;

• направление покупателю предложения в ответ на его запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта;

• принятие участия в торгах путем представления тендера органи­заторам торгов;

• направление возможному покупателю инициативного письма с информацией и намерениях вступить в переговоры по поводу заклю­чения конкретной сделки;

• размещение рекламных объявлений в средствах массовой ин­формации, направление в адрес потенциальных покупателей катало­гов, прейскурантов, проспектов с предлагаемыми товарами, организа­ция и проведение рекламной кампании на рынке страны-импортера;

• проверка продавцом платежеспособности покупателя: запрос све­дений о его финансовом положении от гарантов покупателя или обраще­ние в свой уполномоченный банк с целью получения при его участии от банка фирмы-импортера сведений о ее финансовом состоянии.

При подготовке инициативного письма важно учесть следующее:

• оно должно привлечь внимание покупателя оригинальным на­чалом текста и вызвать желание прочесть письмо до конца;

• нужно убедить покупателя принять данное предложение, заин­тересовать ожидаемой прибылью и т.д.;

• необходимо сформулировать веские аргументы в пользу заклю­чения контракта (новизна товара, высокие экспертные оценки, ссылка на авторитетные мнения и т.д.).

В случае, когда инициатива вступления в переговоры исходит от экспортера, он может направить потенциальному импортеру предло­жение-оферту.

Под офертой в коммерческой практике обычно понимается пись­менное предложение продавца, направленное возможному покупате­лю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях. Фирма или лицо, пославшее такое предложение, называется оферен­том. Предложение, адресованное неопределенному кругу лиц, в ком­мерческой практике рассматривается не как оферта, а как приглаше­ние делать оферты. Текст оферты обычно краткий, четкий и ясный, исключающий возможность различных толкований или возникнове­ния неясностей. Однако оферта не всегда содержит все основные условия сделки: наименование товара, количество, качество, цену, условие поставки, срок поставки, условия платежа, характер тары и упаковки, порядок приемки-сдачи, общие условия поставки. В тех случаях, когда между сторонами ранее уже были заключены аналогичные договоры или когда в отношениях сторон применяются типовые (общие) усло­вия поставок, оферта содержит только некоторые условия, например, наименование товара, количество, цену, срок поставки. В отношении остальных условий делается ссылка на ранее заключенный договор или на типовые условия поставок, применяемые сторонами. В между­народной торговой практике различают два вида оферты: твердая оферта и свободная оферта (на ней должна быть сделана соответствую­щая оговорка).

Твердая оферта (Firm offer, bid) — это письменное предложение на продажу определенной партии товара, посланное оферентом одному возможному покупателю, с указанием срока, в течение которого про­давец является связанным своим предложением и не может сделать аналогичное предложение другому покупателю. Если покупатель со­гласен со всеми условиями оферты, он посылает продавцу письменное подтверждение (по почте или телеграфом), содержащее безоговорочный акцепт, т.е. свое согласие принять без изменений все условия твердой оферты продавца.

Если покупатель не согласен с одним или несколькими условиями оферты, он посылает продавцу ответ на предложение или контроферту с указанием своих условий и срока для ответа. Ответ, который имеет целью служить акцептом, но содержит дополнительные или отличные условия, не меняющие существенно условий предложения, признается акцептом, если только оферент без неоправданной задержки не возразит против этих расхождений. Если он этого не сделает, то условиями договора будут признаны условия предложения с изменениями, содержащимися в ак­цепте. Условиями, в отношении которых любое дополнение или измене­ние рассматривается в качестве существенно изменяющего предложение, являются цена, количество, качество, место и срок поставки, объем от­ветственности сторон, порядок разрешения споров.

Если продавец согласен со всеми условиями контроферты, он ее акцептует и письменно уведомляет об этом покупателя. Если продавец не согласен с условиями контроферты, он либо считает себя свобод­ным от своих обязательств по оферте, о чем письменно извещает поку­пателя, либо посылает ему новую оферту с учетом предложенных поку­пателем или на новых условиях, отличных от предложенных покупате­лем условий в его контроферте. Если продавец заинтересован в заключении сделки, согласование условий путем обмена офертой и контрофертой продолжается до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем условиям. Неполучение ответа от покупа­теля в течение установленного в оферте срока равносильно отказу по­купателя от заключения сделки на предложенных условиях и освобож­дает продавца от сделанного им предложения.

Свободная оферта (free offer) обычно делается одновременно на одну и ту же партию товара нескольким возможным покупателям. Она не устанавливает срок для ответа и поэтому не связывает оферента сво­им предложением. Согласие покупателя с условиями, изложенными в такой оферте, подтверждается твердой контрофертой. После подтвер­ждения контроферты продавцом (акцепта) сделка считается заклю­ченной. Продавец акцептует контроферту того покупателя, от которо­го он получил ее раньше, или покупателя, с которым он предпочитает заключить сделку. Покупатель не вправе предъявлять какие-либо пре­тензии продавцу, в случае если продавец заключит сделку не с ним, а с другим контрагентом. Свободная оферта менее удобна покупателю, так как она не дает ему уверенности в том, что, послав контроферту, он станет собственником товара, между тем как время для выгодной за­купки товара в другом месте может быть упущено. В современных ус­ловиях свободная оферта используется довольно редко. Продавцы, как правило, не ориентируются на свободный рынок, их производствен­ная деятельность строится с учетом конкретного спроса. Пока договор не заключен, предложение может быть отозвано продавцом в том слу­чае, если сообщение об отзыве будет получено адресатом предложения (т.е. покупателем) до отправления им акцепта, т.е. своего письменного согласия с условиями оферты. Исключения составляют два случая:

1) когда в предложении указано, что оно является безотзывным пу­тем установления определенного срока для акцепта, или иным образом;

2) когда для адресата (покупателя) было бы разумным рассматри­вать предложение как безотзывное и он действовал соответственно.

Акцепт, отправленный покупателем с опозданием, сохраняет силу, если оферент без промедления известит об этом адресата. Акцепт по общему правилу вступает в силу в момент, когда согласие покупателя получено оферентом.

Другим широко распространенным способом подготовки экспорт­ной сделки является изучение условий заказа, полученного от покупа­теля, либо подтверждение его и принятие к исполнению, либо откло­нение, возможное без объяснения причин. Подтверждение заказа — это коммерческий документ, представляющий собой сообщение экс­портера о принятии условий заказа без оговорок.

Часто в практике внешнеторговой деятельности экспортеру прихо­дится давать ответ на запрос потенциального покупателя. Для того чтобы ответ привел к заключению контракта, нужно проявить индиви-

дуальный подход к клиенту: поблагодарить потенциального покупате­ля за его запрос и выразить заинтересованность в установлении дли­тельных деловых отношений с новым партнером, раскрыть дополни­тельные преимущества товара, подтвердить намерение исполнить контракт надлежащим образом.

Определив по соответствующим источникам информации потре­бителей своей продукции, продавец может направить им коммерче­ские письма с предложением провести переговоры по поводу возмож­ной сделки, а также направить проформу своего контракта с общими условиями поставки.

Подготовка переговоров по импорту

Фирма-импортер, намеревающаяся разместить заказ, устанавлива­ет связь с потенциальными поставщиками и запрашивает у них инфор­мацию о товаре и цене. Импортер может выразить готовность уплатить более высокую цену в случае предоставленной ему отсрочки платежа.

Для подтверждения своей платежеспособности импортер сообща­ет экспортеру имена и адреса его финансовых гарантов и поручителей из делового мира (коммерческая и финансовая отсылка).

Импортная операция начинается с запроса о предложении товара. Покупатель обращается к продавцу с просьбой выслать предложение. Запрос должен быть кратким и содержать следующие сведения: наиме­нование товара, его количество, качество, цену, сроки и объемы поста­вок. Покупатель может упомянуть в запросе о заинтересованности в ценовых скидках. Если покупатель был ознакомлен с прейскурантом продавца и ценами на продукцию, то он может предложить свой вид и размер скидки.

Помимо заказа и запроса производителю интересующих импорте­ра товаров в процессе подготовки импортной сделки покупатель может использовать следующие способы установления контактов с потенци­альным продавцом-экспортером, а именно:

• направить потенциальному или уже известному продавцу заказ;

• направить запрос производителю интересующих импортера то­варов;

• объявить торги с приглашением к участию фирм, которые могут принять условия организаторов торгов;

• направить возможному производителю коммерческое письмо о намерениях: ответ на его рекламу или информацию;

• направить потенциальному экспортеру коммерческое письмо о намерениях вступить в переговоры в ответ на его предложение;

• направить экспортеру безоговорочный акцепт его предложения.

Наиболее распространенным способом подготовки прямой им­портной сделки является размещение заказа у производителя интере­сующих покупателя товаров.

Заказом принято называть коммерческий документ, в котором по­купатель подробно указывает все необходимые условия для изготовле­ния или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки.

Практикуется выдача заказов постоянным контрагентам, поэтому в заказе во многих случаях указываются только наименование товара, его количество, срок поставки, а в случае необходимости и некоторые спе­цифические условия, присущие данному конкретному заказу (напри­мер, место сдачи товара). Во всем остальном стороны могут руково­дствоваться общими условиями, заключенными между ними (если та­ковые имеются), или условиями ранее выданного заказа или контракта, на основании которых импортер перешел затем к практике заказов (со ссылкой на его номер и дату). Покупатель может в качестве приложения к заказу направить экспортеру спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке, по распределению документов. Если экспортер согласен с условиями заказа и прилагаемой к нему спе­цификацией, он подтверждает заказ и сделка считается заключенной. Основными преимуществами заключения сделки путем выдачи заказов является оперативность, поскольку заказы могут передаваться по теле­графу и телетайпу, а также экономичность за счет сокращения перепис­ки, расходов на поездки для личных переговоров. Покупатель-импортер может откликнуться на объявление или другой вид рекламы продавца путем 'направления запроса на оферту или коммерческого письма с уточняющими вопросами, которые предлагает включать в оферту, а так­же с сообщением срока, к которому он хотел бы получить товар.

Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то его обращение к продавцу с просьбой прислать предложение (офер­ту) принято называть запросом. Одной из главных целей запроса явля­ется получение от экспортных фирм конкурентных предложений, из которых в результате анализа выбираются наилучшие. Для этого за­просы обычно посылаются не одной, а нескольким известным в дан­ной отрасли фирмам различных стран, конкурирующих между собой. В запросе указывается точное наименование нужного товара, его каче­ство, сорт, количество.

При запросе предложений на машины и оборудование указываются необходимые сведения для их изготовления или желательные ориенти­ровочные технико-экономические параметры (производительность, вес, габариты, мощность). Цена, по которой импортер готов купить дан­ный товар, в запросах, как правило, не указывается, а обусловливается лишь способ фиксации цены, желательный покупателю. В запросах насложные машины и оборудование импортер обычно просит указать в оферте цену по каждой позиции отдельно. Иногда импортер запраши­вает о том, какие дополнительные услуги будут оказаны ему экспорте­ром, и указывает также наиболее приемлемые для него условия платежа. Важным элементом запроса является указание о желательном для поку­пателя сроке поставки. В запросе так может быть сказано, до какой даты покупатель будет ждать предложение.

Согласование контрактных цен

Согласование контрактных цен является одним из важнейших эта­пов внешнеторговых переговоров. Оно требует большой изобретатель­ности, четкого плана проведения переговоров и тщательной аргумента­ции доводов. В случаях, когда планируется сделка на крупную сумму, вес ошибки в цене заметно возрастает, так как даже доли процента изме­нения цены могут обернуться значительной суммой упущенной выгоды.

Переговоры по ценам могут носить затяжной характер, а позиция партнера может отличаться упорством и крайней неуступчивостью, что требует мобилизации нервной и интеллектуальной энергии, умелой и своевременной реализации серии домашних заготовок. В связи с этим первостепенное значение имеет всесторонняя подготовка к перегово­рам, которая позволит успешно заключить внешнеторговую сделку.

При установлении цены товара в контракте особо оговаривается единица измерения, за которую устанавливается цена, базис цены, ва­люта цены, способ определения и фиксации цены. Цены на товары можно классифицировать по степени определенности на определен­ные и определимые.

Под определенной ценой понимается прямое установление цены в виде твердой суммы.

Определимая цена — это косвенная ссылка на условие исчисления цены к моменту платежа. Данный способ характеризуется указанием в контракте на справочные цены, публикуемые в периодических изда­ниях, биржевые котировки в центрах международной торговли, цены аукционов.

По способу фиксаций цены (price fixing) различают цены твердые, периодически твердые, подвижные, скользящие.

Твердая цена (firm price) устанавливается в момент подписания контракта, она не подлежит изменению в течение всего срока его действия и не зависит от сроков и порядка поставки товара (продук­ции). В контрактах с длительными сроками поставки обычно дела­ется ценовая оговорка (price clause): «Цена твердая, изменению не подлежит».

Периодически твердые цены предполагают определенную фиксиро­ванную сумму, действительную на определенный период времени В момент подписания контракта цены не фиксируются, а определяют­ся, например, перед поставкой каждой партии, в начале года и т.д.

Подвижная цена (flexible price) — это зафиксированная при заключе­нии контракта цена, которая может быть пересмотрена в дальнейшем, если рыночная цена данного товара к моменту его поставки изменится.

При установлении подвижной цены в контракт вносится ценовая оговорка, предусматривающая, что если к моменту исполнения сделки цена на рынке повысится или понизится, соответственно должна из­мениться и цена, зафиксированная в контракте (оговорка о повыше­нии и понижении цены).

Подвижные цены, в отличие от периодически твердых фиксируют­ся в контракте, но предполагают пересмотр цен сторонами при изме­нении цен на рынке на определенный процент (например, стороны могут принять такое решение, если изменение цен превысит 3%). При этом в контракте обязательно должен быть указан источник, которым стороны будут руководствоваться при определении индекса цен.

Скользящая цена (sliding price) — это цена, исчисленная в момент исполнения контракта путем пересмотра договорной (базисной) цены с учетом изменений в издержках производства, происходящих в пери­од исполнения контракта. Эта цена применяется в контрактах на това­ры длительного цикла изготовления.

Цена, предусмотренная в контракте, корректируется при измене­нии ценообразующих факторов (заработной платы, стоимости сырья и т.д.) в период действия контракта. Одновременно оговариваются и пределы (как правило, в процентах) отклонения фактической цены от контрактной в ту или иную сторону (например, 5%).

Для анализа цен привлекается широкий круг источников. На этапе предварительного определения уровня контрактных цен товара ориен­тируются на публикуемые и расчетные цены. К публикуемым ценам от­носятся: справочные цены, биржевые котировки, цены аукционов, цены фактических сделок (price of the actual quotation), цены предло­жений (price of and offer) крупных фирм. Эти цены в той или иной сте­пени отражают уровень мировых цен.

В качестве отправной Точки для проведения переговоров о цене партнеры по торговой сделке используют базисные цены (base price), в основе которых — цены, публикуемые в различных справочниках и прейскурантах (прейскурантные цены — list price). Базисная цена при­нимается в качестве основы при определении внешнеторговой цены данной продукции (товара), а также индекса цен в международной торговле в целом и по отдельным видам товаров. Базисная цена регулярно пересматривается с учетом изменений ассортимента внешне­торгового обмена на рынке.

По согласованию сторон цены фиксируются в контракте в валюте одной из стран-контрагентов или в валюте третьей страны (например, часто используются доллары США). Цена товара зависит от опреде­ленных в контракте базисных условий его поставки в какой-либо гео­графический пункт. Иногда партнерам по сделке приходится делать более сложные расчеты, вводить многочисленные поправки с учетом сопоставления товаров не только по техническим характеристикам, но и по вопросам транспортировки, монтажа, страховки и пр. В случае продажи товара через посредника цена корректируется обычно на 10 — 12% для выплаты комиссионного вознаграждения.

Во внешней торговле сложились общепринятые принципы подхо­да к формированию цен и порядку их согласования. Без знания этих принципов переговоры обречены на неудачу.

Зарубежные партнеры уделяют согласованию цен первостепенное значение, проводят детальный анализ цен, анализ квалификации и личных качеств лиц, ведущих переговоры. Переговоры по ценам ве­дутся на этапах подготовки и заключения внешнеторгового контракта и, как правило, составляют наиболее сложную и длительную часть все­го переговорного процесса, так как цена контракта отражает все суще­ственные условия заключенной сделки и выступает концентрирован­ным показателем выгодности сделки. Упрощение переговоров, надеж­да на «хорошего» партнера никогда не приводили к успеху. С другой стороны, умение расположить к себе, завоевать доверие и завязать дру­жественные личные отношения без ущерба делу основано на тщатель­ной подготовке к каждой конкретной встрече и затрагивает интересы множества сторон.

Фактически переговоры по согласованию контрактных цен начи­наются уже с момента вручения иностранному партнеру коммерче­ского предложения или проекта контракта на поставку имущества или оказания услуг и продолжаются на этапах заключения и исполне­ния внешнеторгового контракта. Согласование внешнеторговых цен, как правило, проводится допущенными к переговорам сотрудниками внешнеторговых подразделений, руководством этих подразделений или организации. Не надо забывать, что каждая встреча, на которой не затрагивается вопрос цены, является возможностью оптимизации условий контракта и повышения экономической эффективности. Как говорят американцы: «О чем бы ни шла речь, речь всегда идет о деньгах»

Успешному проведению переговоров по согласованию контракт­ных цен предшествует тщательная работа по выявлению, сбору и ана­лизу конъюнктурных материалов, квалифицированному подбор ана­логов, расчету внешнеторговых цен, учету особенностей иностранного партнера, доскональное изучение предлагаемого к поставке товара, ус­ловий его применения, особенностей спроса и предложения. Исчер­пывающее знание планируемой к поставке продукции должно быть непременным условием в подборе участников переговоров.

На этапе внешнеторговых переговоров, соответствующем согласо­ванию цены контракта, необходимо учесть некоторые факторы:

— условия контракта (валюта цены, условия платежей, условия доставки, сроки и объемы поставки, условия риска), соответствие ха­рактеристик продукции требованиям иностранного партнера. Эти ус­ловия определяют будущий вид контракта и порядок его реализации;

— качество продукции;

— ремонтопригодность и эксплуатационные издержки;

— соответствие продукции предлагаемым гарантиям;

— конструктивные и функциональные достоинства продукции;

— способность к расширенному производству в случае увеличе­ния объемов поставок на экспорт.

При подготовке к переговорам по согласованию цен субъектом внешнеторговой сделки оговариваются пределы цен согласования, полномочия ведущему переговоры по минимальным ценам, по воз­можным уточнениям цен в зависимости от условий поставки, плате­жей (аванс, кредит и др.) и другие вопросы.

При подготовке переговоров по согласованию цен для проекта контракта на комплексную поставку готовится краткая справка по формированию цен для всей номенклатуры проекта контракта по каж­дой позиции отдельно. Форма справки и объем содержащейся в ней необходимой информации разрабатывается каждым субъектом внеш­неторговой сделки самостоятельно. При этом в справке должны быть приведены цены предшествовавших поставок этих изделий, если они имели место, со ссылками на соответствующие соглашения, контрак­ты и с указанием любой полезной дополнительной информации, по­могающей понять «цену» вопроса.

Справки по номенклатуре, предлагаемой к поставке впервые, кро­ме цен, должны включать в себя информацию по комплектации, пре­имуществам и особенностям товаров, сравнительный анализ с зару­бежными аналогами и другую полезную информацию. При этом в обя­зательном порядке должна быть проведена сверка подготовленной информации с той, которая, возможно, уже сообщалась иностранному партнеру ранее на консультациях, выставках или в коммерческих предложениях. Все внутренние справки должны обновляться не режераза в квартал. Также недопустимо расхождение в данных, содержа­щихся в различных ранее подготовленных и применяемых справках.

Справки по модернизированным изделиям должны включать ин­формацию по особенностям и новым качествам. В случае увеличения цены на модернизированный образец по сравнению с ранее постав­ленным аналогом необходимо подготовить детальное обоснование возрастания цены в абсолютной величине. При этом необходимо тща­тельно изучить все иностранные проекты модернизации имеющихся изделий и подготовить отдельную справку по этому вопросу.

В обобщающей форме классическая схема переговоров по согласова­нию контрактных схем может быть сведена к решению следующих задач:

1) согласование условий сделки (условия платежа, доставки, сдачи имущества и др.) и номенклатуры продукции;

2) согласование отечественных и мировых аналогов и их цен на ос­нове конкурентных материалов;

3) согласование методики проведения переговоров по выбранным аналогам и уровню их цен; добиваться принятия собственной методики;

4) согласование экспортных (импортных) цен на предлагаемую номенклатуру и подписание итогового документа.

При проведении переговоров по согласованию цен, которые ранее сообщены заказчику, необходимо заслушать его мнение и обоснова­ние предлагаемого им уровня цены. При использовании конкурент­ных материалов для согласования цены аналога необходимо анализи­ровать данные, содержащиеся в этих документах с точки зрения их доказательной силы, имея в виду определение представительной и ре­альной цен конкретной сделки.

Переговоры по согласованию внешнеторговых цен являются ре­зультатом тщательной трудоемкой подготовительной работы (поиско­вой, маркетинговой, аналитической, расчетной). Согласованная цена в конечном итоге становится контрактной ценой, которая учитывает все основные условия заключаемой сделки и является обобщающим денежным показателем выгодности сделки.

1.2. Протокольные аспекты внешнеторговых переговоров

Переговоры нужны, прежде всего, для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный инте­рес, и принять взаимовыгодное решение. При подготовке и проведе­нии внешнеторговых переговоров встает целый ряд проблем прото­кольного характера, от правильного подхода к которым в значитель­ной мере зависит как успешный ход самих переговоров, так и будущее принятых на них решений. Процесс внешнеторговых переговоров скла­дывается из трех основных стадий.

1. Подготовка к переговорам.

2. Процесс ведения переговоров.

3. Анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых до­говоренностей.

Необходимость решения протокольных вопросов возникает в ос­новном на первой стадии — в ходе подготовки к переговорам, когда про­исходит формирование делегации, определение места и времени прове­дения переговоров, подготавливается необходимое помещение и т.д.

Формирование делегации

Формирование делегации предполагает определение ее количества и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руко­водством фирмы составляются списки сотрудников учреждения, допу­щенных к участию в переговорах и к ведению самих переговоров. Из этих лиц затем формируется делегация. Более многочисленная делега­ция имеет психологическое преимущество, поэтому численность деле­гаций регулируется принципом паритета (равенства) количества чле­нов делегаций. Число участников согласовывается предварительно. Отклонения от правила паритета возможны ввиду обстоятельств, в ко­торых необходимо убедить партнеров.

Принцип равенства относится и к уровню представительства на I переговорах.

Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. Поэтому если стоит вопрос о скорейшем заключении соглашения, то уменьшают количество переговаривающихся. Наибольшая вероят­ность заключения договора (при прочих равных условиях) — перегово­ры «тет-а-тет». Правда, при этом есть риск, что какие-то моменты в до­говоренности могут быть упущены, так что приходится взвешивать и выбирать. Нужно учесть еще и то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению.

Язык, на котором планируется проведение переговоров, определя­ется по договоренности сторон. Им может быть язык как одной из сто­рон, так и третьей стороны.

Определение места и времени проведения переговоров

Место и время встречи определяются по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать дру­гой стороне своего предложения о месте и времени встречи. Особенно

это относится к инициатору встречи, который, хотя и может ненавяз­чиво сообщить удобное для него время и место встречи, но окончатель­ное решение должен оставить за приглашенной стороной. В случае из­менения времени или переноса переговоров на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.

При определении времени начала переговоров обычно исходят из их продолжительности — переговоры длятся 1,5—2 часа и, как прави­ло, назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во вто­рой половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00—17.30. При проведении переговоров нужно иметь в виду, что первый спад активности участников наступает примерно через 35 минут после начала.

Местом встречи может служить служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория. Опыт показывает, что лучше всего проводить переговоры на собственной территории или на нейтральной. Встреча в зарубежной стране невыгодна, так как сокра­щается доступ к информации и увеличиваются стрессы и затраты, свя­занные с поездкой. Встреча у себя дома позволяет контролировать си­туацию.

Развлечения деловых людей стали общепринятыми нормами про­ведения времени на нейтральной территории, что используется, пре­жде всего, для знакомства и улучшения взаимоотношений с членами противоположной команды. Деловыми развлечениями широко поль­зуются японцы: они тратят на это 3% своего валового национального продукта. Это больше, чем на оборону (1,5%). Американцы считают такие огромные затраты на деловые развлечения абсурдными. В итоге недостаточное внимание к построению взаимоотношений приводит к необычайно высоким расходам на длительные официальные пере­говоры.

Выбирая нейтральную территорию, бизнесмены часто предпочи­тают курорты, географически расположенные на полпути между дого­варивающимися сторонами. Тогда участники находятся в равных ус­ловиях: путешествуют обе стороны, обе стороны сокращают себе дос­туп к информации. При этом, как правило, возникает стимул для обеих сторон заключить соглашение как можно скорее: стоимость переезда и гостиниц способствуют быстрейшему заключению договора. Впрочем, не всегда. Однажды представители американской и российской ком­паний проводили переговоры на курорте на юге Франции. Российские участники открыто заявили, что не хотят сократить свое пребывание в столь прекрасном месте, заключив сделку раньше.

Время, затрачиваемое на принятие решения, можно регулировать с помощью несложных приемов воздействия на участников обсуждения. В частности, установлено, что если в помещении температура не­сколько ниже комфортной, беседы завершаются быстрее, причем без ущерба для качества принятого решения. И наоборот, более высокая температура сказывается на качестве решения и удлиняет встречу.

Курение увеличивает время, за которое приходят к решению, в среднем на 40%. Яркий свет возбуждающе действует на нервную систе­му и скоро начинает раздражать, чем способствует сокращению дли­тельности деловой встречи без ущерба для ее качества. Удобные, осо­бенно мягкие, кресла действуют расслабляюще и удлиняют встречу. Передвигающаяся на глазах стрелка часов действует как ускоритель беседы, что дает большую экономию времени, поэтому желательно, чтобы посетитель видел их перед собой.

Предмет встречи предпочтительно оговорить заранее, чтобы сто­роны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые доку­менты и т.д. Правила, позволяющие достичь преимущества над парт­нером, создать подходящую обстановку для общения и в целом прово­дить переговоры более продуктивно, можно определить следующим образом:

1) сформулируйте конкретные цели;

2) составьте план;

3) выберите время:

а) удобное и вам, и вашему собеседнику;

б) достаточное для разговора;

4) выберите подходящее место;

5) задачи первой части разговора — привлечь внимание и создать атмосферу взаимного доверия;

6) подчините свою тактику целям. Оперируйте «открытыми» и «за­крытыми» вопросами;

7) старайтесь, чтобы говорил в основном ваш собеседник;

8) будьте на высоте положения (если критикуете, то делайте это по правилам);

9) фиксируйте полученную информацию;

10) прекращайте беседу сразу после достижения намеченной цели.

Подготовка помещения

Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях. На столах не должно быть никаких лишних документов; на них могут лежать блок­ноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельницы (если счита­ется, что в данном помещении разрешено курить). Кроме того* на сто­лах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы столаони располагаются в центре стола или по его краям. Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник про­токольного отдела, секретарь учреждения и т.д., который провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Сама при­нимающая делегация в полном составе находится в этом помещении.

Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д., расположенные в соседней комнате. При отсутствии такой возможно­сти угощение вносится в помещение, где ведутся переговоры. Угоще­ние ставится персонально только перед главами делегаций, остальные обслуживаются сами. Предложение «чай, кофе?» не является, вообще говоря, обязанностью хозяев, поэтому и воспринимается как проявле­ние расположенности. По деловому этикету, это входит в их обязанно­сти только в случае, если переговоры затягиваются. При возникновении затруднительной ситуации в переговорах это предложение, рас­слабляя оппонентов, помогает преодолеть возникшие препятствия, улучшает общую атмосферу.

Продуктивной работе мысли более способствуют жесткие стулья. Мягкие кресла расслабляют сначала тело, а затем и мозги. Хотите сде­лать партнеров более податливыми — усадите их в мягкие кресла. Ваше преимущество будет большим, если кресла глубокие и низкие. Вы бу­дете выше партнера в пространстве, и это подсознательно восприни­мается как более сильная позиция.

Если большинство членов делегации — представители одного пола, то присутствие в ее составе внешне привлекательного представи­теля другого пола повышает имидж членов делегации.

Рассадка за столом

Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц. Существует не­сколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее рас­полагаются остальные члены делегации по рангам. Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегации сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегации по рангам.

Если в переговорах участвуют три или более стороны, то они расса­живаются по алфавиту вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди и по алфавиту; или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту. Наконец, еще один вариант рассадки: вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в виде бублика, поскольку в переговорах участвует много сторон и за обычный круглый стол усесться невозможно.

Гости, сидящие спиной к двери, чувствуют себя некомфортно. По­этому, если вы хотите, чтобы они чувствовали себя как дома, усадите их так, чтобы они видели дверь (так и положено по этикету). Если же цель — создать им дискомфорт, гостей посадите спиной к двери. При встрече с глазу на глаз предпочтительнее сидеть под углом. Установле­но, что при прочих равных условиях конфликты при таком расположе­нии возникают реже, нежели у сидящих друг против друга. Чем острее между вами угол, тем легче договориться. Оптимальный вариант —. сесть рядом (если позволяют обстоятельства). Если же задача — спро­воцировать конфликт, то садитесь прямо напротив оппонента. Не слу­чайно слово «противостояние» имеет два смысла: и «расположение на­против друг друга» и «конфликт». Второе значение, как известно, ис­пользуется чаще.

Если хотите подчеркнуть уважение к партнеру, сядьте слева от него (по этике место справа является более почетным). Если хотите создать ему дискомфорт — садитесь справа. Вам будет удобнее говорить, чем , ему. Причина в нашей физиологии: говорящему несколько удобнее поворачивать голову влево, нежели вправо. (Поэтому трибуны никогда не ставят в правом (от зрителя) углу сцены, так как говорящие обычно смотрят перед собой или чуть левее; последнее не относится к профессиональным ораторам, обученным уделять внимание каждой части зала.)

Традиционно в ходе переговоров представители двух сторон сидят лицом друг к другу, чаще всего на противоположных сторонах стола для совещаний. К сожалению, такое размещение максимально увеличивает противоборство. Расположение под углом, наоборот, способствует сотрудничеству. Если участники переговоров рассматривают этот процесс как поиск решений, выгодных для обеих сторон, физическое размещение должно способствовать сотрудничеству, а не порождать борьбу. В качестве альтернативы столу переговоров участники с обеих сторон могут разместиться по одну сторону стола, «лицом к проблеме», изображенной на плакатах или демонстрируемой на экране. Так они будут сражаться с проблемой, а не друг с другом. Японцы, располагая всю относящуюся к переговорам информацию на стенах, создают та­кую обстановку, что все участвующие в переговорах стороны «видят проблему». Выступающие по очереди выходят к демонстрируемому материалу. Психологический аспект следует учитывать и при рассадке участ­ников деловых бесед. В рабочих кабинетах столы часто ставятся буквой «Т». Чем выше положение руководителя, тем больше размеры этой «буквы». Посетителю предлагают сесть за стол, во главе которого нахо­дится хозяин помещения. Сразу проявляется отношение доминирова­ния со стороны хозяина. Если этого хотят избежать, для участников разговора находят равноценные места, например у подножия буквы «Т» или за отдельным столом. Форма стола влияет на характер перего­воров. Круглый стол подразумевает равноправие участников, свобод­ный обмен мнениями и взглядами. Беседа за журнальным столиком будет носить еще более неформальный, неофициальный характер. Если в ходе беседы хозяин кабинета предлагает гостю чашку чая или кофе, то тем самым настраивает беседу на дружеский тон.

Запись беседы

По существующим правилам, после окончания переговоров назна­ченный участник переговоров или сам руководитель фирмы (если он сам вел переговоры) составляют подробную запись беседы. В ней фик­сируются следующие данные: название инофирмы, страна, место, вре­мя, дата переговоров, участники переговоров (фамилии и должности) как с российской, так и с зарубежной стороны, основные обсуждаемые вопросы, мнения сторон по обсуждаемым вопросам, достигнутая дого­воренность или позиции сторон по разногласиям, запись о вручении каких-либо документов и копии этих документов.

Полная запись переговоров (стенограмма, магнитофон, видеока­мера) дает большое преимущество, если другая сторона не имеет по­добной записи. Она позволяет при домашнем анализе найти слабости в позиции оппонентов. Поэтому, если хотите проявить доброе распо­ложение к ним, договоритесь заранее о том, чтобы обе стороны обеспе­чили себе подобную возможность. Манипулятивной является такая организация переговоров, при которой лишь одна сторона ведет для себя эту запись. Особенно большие преимущества дает видеозапись. Кроме возможности проанализировать произнесенные речи, она по­зволяет оценить уровень их правдивости. Помогают в этом невербаль­ные сигналы, сопровождающие речь: мимика, движения глаз, жесты, позы, непроизвольные телодвижения.

Запись беседы также имеет большое значение, поскольку в практи­ческой работе часто приходится прибегать к предыдущим записям бе­сед, как к источнику информации по тому или иному вопросу. Поэто­му запись беседы рекомендуется оформить сразу или на следующий день. Кроме того, вопросы, обсуждавшиеся на переговорах с зарубежными партнерами, могут представлять интерес и для других ведомств и организаций.