- •Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.
- •Литература
- •Нормирование труда в области секретарского обслуживания.
- •Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю.
- •Литература
- •Организация рабочего места и труда секретаря.
- •Литература
- •Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации.
- •Литература
- •Планирование рабочего дня секретаря.
- •Оптимальный ритм труда
- •Использование компьютера для планирования работы
- •Литература
- •Ведение телефонных переговоров.
- •Литература
- •Прием посетителей.
- •Литература
- •Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий.
- •Литература
- •Подготовка командировок руководителя.
- •Литература
- •Деловой этикет и имидж секретаря.
- •Приветствие
- •Представление
- •Прощание
- •Одежда секретаря
- •Литература
- •Культура речи в работе секретаря.
- •Основные правила приветствия:
- •Основные правила обращения к собеседнику:
- •Основные правила представления:
- •Литература
- •Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
- •Литература
- •Технологические изменения в области коммуникативных функций.
- •Литература
- •История профессии секретарь.
- •Литература
- •Психологические аспекты профессии секретарь. Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами
- •Взаимоотношения со сослуживцами
- •Взаимоотношения с посетителями
- •Действия секретаря в конфликтных ситуациях
- •Литература
Ответы к экзамену по дисциплине
«Организация секретарского обслуживания»
для студентов заочного отделения специальности 032002 «ДОУ и архивоведение» Омского библиотечного техникума IV курс VIII семестр 2009/2010 уч. год
Содержание
1. Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания. 1
2. Нормирование труда в области секретарского обслуживания. 3
3. Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю. 4
4. Организация рабочего места и труда секретаря. 5
5. Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации. 6
6. Планирование рабочего дня секретаря. 8
7. Ведение телефонных переговоров. 9
8. Прием посетителей. 11
9. Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий. 12
10. Подготовка командировок руководителя. 16
11. Деловой этикет и имидж секретаря. 16
12. Культура речи в работе секретаря. 18
13. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. 20
14. Технологические изменения в области коммуникативных функций. 21
15. История профессии секретарь. 23
16. Психологические аспекты профессии секретарь. 24
Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.
Весь комплекс нормативно-методических документов обеспечения деятельности секретаря состоит из двух групп.
Документы, составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус
Конституция РФ
Гражданский кодекс РФ
трудовое законодательство,
Кодекс РФ об административных нарушениях,
основы законодательства об охране труда;
законы РФ об организациях с различной формой собственности и др.
Внутренние документы организации:
Устав,
Положение,
структура и штатная численность,
штатное расписание,
программа развития персонала и Положение о персонале,
Коллективный договор,
Положения о структурных подразделениях,
Трудовой договор (контракт),
должностная инструкция и др.
Нормативно-методическая база включает в себя:
законодательные акты Российской Федерации в области информации и документационного обеспечения деятельности организации (Федеральные законы «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, «О государственном гербе РФ» № 2-ФКЗ от 25 декабря 2000 г. и др.);
указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне (Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г.; постановление Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г. и др.);
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
нормативные, инструктивные и методические документы по делопроизводству и архивному делу, издаваемые федеральной архивной службой России (Росархивом) (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2002; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2003; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), 1991 и др.);
государственные стандарты (ГОСТы), унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., 1990;
Унифицированная система документации по труду; Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.);
международные стандарты на документацию, принятые Международной организацией по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO). Например, терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988); форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 8439:1990) и др.;
стандарты серии ИСО 9000 — пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003) являются основополагающими документами «Системы качества», по ним могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, в нем описывается система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управлению документацией и данными»;
нормативные материалы по труду (нормативы времени, численности, обслуживания; единые и типовые нормы времени, выработки, управляемости и др.). Например, «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995); «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993);
документы по охране труда и технике безопасности, являющиеся элементами иерархической системы стандартов безопасности труда (ССБТ), но не принадлежащие к высшему ее уровню — госстандартам РФ. Это санитарные правила и гигиенические нормативы, правила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др. Например, «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПиН 2.2.2.542-96)»;
документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности: Инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение о службы ДОУ и др.
Секретарю важно постоянно следить за обновлением содержания нормативно-методической базы. Например, Росархивом совместно с ВНИИДАД в последнее время предпринимаются интенсивные меры по принятию законов, направленных на регулирование вопросов правовых условий деятельности организаций в части ДОУ. С этой целью разработан проект закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности». Он должен установить:
единую правовую базу организации работы с документами;
ответственность за несоблюдение требований по составлению документов, оформляющих деловые взаимоотношения юридических лиц.
После правовой экспертизы закон поступит на рассмотрение в Государственную Думу РФ. Другой первоочередной задачей для Росархива является принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Его действие будет распространено на все организации, независимо от формы собственности.